A. Pengertian Administrasi
Istilah administrasi secara etimologis berasal dari bahasa latin administration yang berarti pemberian bantuan, pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan, pemerintahan, dan pengelolaan.
Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain.
gambar : apaperbedaan.com
Berdasarkan pengertian tersebut di atas, bahwa data dan informasi yang dimaksud dengan aktivitas organisasi, baik untuk kepentingan intern maupun kepentingan ekstern. Sehingga kegiatan-kegiatan tersebut atau administrasi dalam arti sempit lebih tepat disebut Tata Usaha (Office work) .
Menurut para ahli pengertian administrasi secara umum yaitu sebagai berikut :
1. The Liang Gie menyatakan bahwa administrasi adalah “ segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu”.
2. Sondang P. Siagian menyatakan bahwa administrasi adalah “ keseluruhan proses kerjasama dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah di tentukan sebelumnya.
3. LAN RI merumuskan administrasi sebagai “ kegiatan kerjasama dalam upaya ( organisasi dan Manajemen yang bersipat sistematis, rasional, dan manusiawi yang dilakukan sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama.
Kesimpulan : administrasi merupakan proses ( kegiatan ) kerja sama dalam mencapai suatu tujuan kelompok atau organisasi yang telah disepakati bersama.
Berdasarkan definisi-definisi tersebut di atas, dapat dirinci beberapa ciri pokok untuk disebut sebagai administrasi, yaitu:
1. Sekelompok orang; artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dilakukan oleh lebih dari satu orang.
2. Kerjasama; artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi dua orang atau lebih bekerjasama.
3. Pembagian tugas; artinya kegiatan administrasi bukan sekedar kegiatan kerjasama, melainkan kerjasama itu harus didasarkan pembagian kerja.
4. Kegiatan yang runtut dalam suatu proses; artinya kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan.
5. Tujuan; artinya sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui kegiatan kerjasama.
A. Beberapa Pendapat Tentang Pembagian Ilmu Administrasi
Memperhatikan pengertian administrasi pada bab di muka dapat dilihat betapa luas ruang lingkup dari administrasi. Ini dapat dimaklumi karena administrasi sebagai proses kerja sama manusia untuk mencapai Tujuan tertentu, dapat diterapkan baik dalam kegiatan internasional, negara, pemerintah, maupun oleh swasta. Sehingga pembagian administrasi dapat dilakukan berdasarkan bidang-bidang dimana administrasi itu dilaksanakan dan dapat pula dilaksanakan berdasarkan unsur-unsurnya.
Adapun pembagian administrasi dapat dikemukakan berdasarkan pendapat para ahli sebagai berikut :
1. Y. Wayong, dalam bukunya “Fungsi Administrasi Negara” membagi ilmu Administrasi dalam ruang lingkup, yaitu :
a. Ilmu Administrasi Negara
Ilmu Administrasi Negara adalah keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh seluruh aparatur pemerintahan dari suatu Negara dalam usaha mencapai tujuan negara
b. Ilmu Administrasi Niaga
Ilmu Administrasi Niaga, adalah keseluruhan kegiatan mulai dari produksi barang dan jasa sampai tibanya barang atau jasa tersebut ditangan konsumen.
2. Drs.Soekarno.K, dalam bukunya “Dasar-Dasar Management” menegmukakan penggolongan administrasi dengan memandang dari segi obyek administrasi, sehingga beliau membagi Administrasi menjadi 3 golongan besar yaitu :
a. Administrasi yang berobyek kenegaraan (Public Administration) dapat dibagi :
1) Administrasi Pemerintahan, terdiri dari :
l Administrasi sipil, ialah keseluruhan aktifitas yang dilakukan oleh departemen-departemen, jawatan-jawatan sampai kepada aktifitas-aktifitas camat-camat dan lurah-lurah.
l Administrasi Militer (Angkatan Bersenjata) yang terdiri dari Administrasi Angkatan Udara, Angkatan Laut, Angkatan Darat dan Kepolisian.
2) Administrasi Perusahaan ( Negara ).
Administrasi perusahaan adalah seluruh aktifitas yang bergerak di bidang perusahan-perusahan yang pada hakekatnya dapat di golongkan berdasarkan gerak usaha di bidang produksi, distribusi, transport, perbankan dan asuransi.
b. administrasi yang berobyek swasta / Niaga (Business Administratio) dapat dibagi menjadi :
1) Administrasi Perusahaan.
Administrasi Perusahaan adalah aktifitas-aktifitas di bidang produksi, transport, asuransi, perbankan dan sebagainya. Yang pada hakekatnya sama dengan ruang gerak Administrasi Perusahaan Negara.
2) Administrasi bukan perusahaan / Non Niaga, biasanya cenderung kearah usaha social seperti : Administrasi Sekolah Swasta, Rumah Sakit, dan sebagainya.
c. Administrasi yang berobyek Internasional (International Administration).
Termasuk di dalamnya seluruh aktifitas yang bergerak di bidang internasional seperti UNESCO, UNICEF, IMF, ILO, dan sebagainya yang dilakukan PBB, juga Asia Games.
3. SP. Siagiandalam bukunya “Filsafah Administrasi” membagi ilmu administrasi dalam dua bagian besar :
a. Administrasi Negara :
1) Management.
2) administrasi Kepegawaian.
3) Administrasi Keuangan.
4) Office Management.
5) Leadership.
6) Filsafat Administrasi, dsb.
b. Administrasi Privat ( Administrasi Niaga ) yang meliputi :
1) Management.
2) Management Produksi.
3) Industrial Relation.
4) Business Education.
5) Traffic Management, dsb.
Lebih lanjut SP. Siagia melihat perkembangan administrasi yang sangat dinamis dan semakin pentingnya peranan pemerintah dalam meningkatkan taraf hidup masyarakat, sehingga pemerintah pun turut berkecimpung dalam kegiatan keniagaan. Hal ini terbukti dengan adanya “Public Coorporation” yang meskipun dikuasai oleh negara, kegiatan-kegiatannya, motif bekerja dan struktur organisasinya keseluruhannya bersifat keniagaan. Sehingga timbul kegiatan yang bersifat “Public Business Administration”, seperti dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
4. The Liang Gie
Beliau merinci Ilmu Administrasi dari dua sudut yaitu :
a. Perincian ilmu administrasi berdasarkan unsur-unsurnya.
Berdasarkan unsur-unsur administrasi, maka ilmu administrasi itu dibagi atas 8 cabang ilmu pengetahuan yaitu :
1) Ilmu Administrasi.
2) Ilmu Management.
3) Ilmu Komunikasi.
4) Ilmu Administrasi Kepegawaian.
5) Ilmu Administrasi Keuangan.
6) Ilmu Administrasi Perbankan.
7) Ilmu Tata Usaha.
8) Ilmu Hubungan Masyarakat.
b. Perincian ilmu administrasi menurut lingkungan, suasana dan tujuan.
Berdasarkan linkungan suasana pelaksanaan dan tujuannya, Ilmu Administrasi di golongkan dalam 3 kelompok yaitu :
1) Ilmu Administrasi Negara yang di bagi menjadi:
a. Administrasi Kepolisian.
b. Administrasi Kemiliteran.
c. Administrasi Pengadilan.
d. Administrasi Kepenjaraan.
e. Administrasi Kepajakan.
f. Administrasi Pengajaran Rakyat.
g. Administrasi Kesehatan Rakyat.
h. Administrasi Rekreasi.
i. Administrasi Internasional.
2) Ilmu administrasi perusahaan, dalam cabang-cabang pengetahuan khusus diperinci sebagai berikut :
a. Administrasi Penjualan.
b. Administrasi Periklanan.
c. Administrasi Kepasaran.
d. Administrasi Keproduksian.
e. Administrasi Perbankan.
f. Administrasi Perhotelan.
g. Administrasi Pengangkutan.
3) Ilmu Administrasi social, diperinci sebagai berikut :
a. Administrasi Keagamaan.
b. Administrasi Serikat Buruh.
c. Administrasi Perkoperasian.
d. Administrasi Perhimpunan.
e. Administrasi Pekerjaan Sosial.
5. Prayudi Atmosudirdjo, membagi Ilmu Administrasi sebagai berikut :
a. Ilmu Administrasi Public yang meliputi :
1) Ilmu Administrasi (Public) International.
2) Ilmu Administrasi (Public)Nasional, ini dibagi :
l Ilmu Administrasi negara umum.
l Ilmu Administrasi Daerah (Otonom).
l Ilmu Administrasi Negara Khusus.
b. Ilmu Administrasi Privat, yang meliputi :
1) Ilmu Administrasi Niaga (Business Administration).
2) Ilmu Administrasi Privat Non Niaga.
Lebih lanjut beliau membagi Ilmu Administrasi dalam 7 cabang, yaitu :
l Ilmu Administrasi Umum atau Ilmu Top Management.
l Ilmu Organisasi.
l Ilmu Management.
l Ilmu Tata Usaha.
l Ilmu Sejarah Administrasi.
l Ilmu Ensiklopedi Administrasi.
l Ilmu Filasafat Administrasi.
6. Balai Pembinaan Administrasi Universitas Gajah Mada (BPA UGM) membagi Ilmu Administrasi dalam 9 bagian yaitu :
a. Pengantar Ilmu Administrasi (dan Efisiensi Kerja).
b. Ilmu Organisasi.
c. Ilmu Manajemen.
d. Ilmu Komunikasi Administrasi.
e. Ilmu Administrasi Kepegawaian.
f. Ilmu Administrasi Keuangan.
g. Ilmu Administrasi Perbekalan.
h. Ilmu Administrasi Tata Usaha.
i. Ilmu Hubungan Masyarakat.
B. Perbedaan Pokok Antara Administrasi Negara dan Administrasi Niaga
Meskipun telah dikemukakan beraneka ragamnya pembagian administrasi, namun demikian untuk mempermudah dalam perbandingan, pada dasarnya hanya dua klasifikasi yang sering dilihat, yaitu Administrasi Negara dan Administrasi Niaga.
Perbedaan-perbedaan pokok antara keduanya dapat dikemukakan sebagai berikut :
1. Fakor Tujuan
a. Administrasi Negara bertujuan untuk meningkatkan kemakmuran seluruh rakyat dalam wilayah negara.
b. Administrasi Niaga bertujuan untuk mengusahakan keabdian kelangsungan hidup organisasi yang dimungkinkan oleh adanya ekumulasi modal.
2. Faktor Motif
a. Administrasi Negara dalam proses pelaksanaan kegiatannya bermotifkan pemberian service yang efisien, ekonomis, dan seefektif mungkin kepada setiap warga negara yang harus dilayani.
b. Administrasi Niaga dalam operasi bermotifkan keuntungan yang wajar atas modal yang telah ditanam.
3. Sifat Pelayanan
a. Administrasi Negara berkewajiban melayani semua warga negara dengan perlakuan yang sama.
b. Administrasi Niaga dalam memberikan pelayanan sering membedakan sifat service yang diberikan karena motif untuk mencari keuntungan itu.
4. Wilayah Yurisdiksi.
a. Administrasi Negara mempunyai wilayah kekuasaan yang sama luasnya dengan wilayah kekuasaan negara.
b. Administrasi Niaga tidak mempunyai wilayah kekuasaan tetapi yang ada hanya wilayah operasional yang luasnya dapat sama atau lebih kecil atau lebih luas dari wilayah kekuasaan negara.
5. Kekuasaan
a. Administrasi Negara memperoleh kekuasaan dari rakyat melalui lembaga perwakilan.
b. Administrasi Niaga mempunyai kekuasaan tergantung pada besarnya modal yang dimiliki serta kemampuan untuk memanfaatkan hasil-hasil kemajuan di bidang teknologi.
6. Orientasi Politik
a. Administrasi Negara dan seluruh aparat dan personalianya sebagai abdi dari rakyat berorientasi politik netral, artinya ia tidak memihak, akan tetapi berdiri di atas semua golongan, aliran dan lapisan yang berada di dalam masyarakat.
b. Administrasi Niaga, menjalankan politik pilihannya secara memihak dan menganut suatu aliran yang dianggapnya akan membantu usaha-usaha dalam mengadakan pengabdian kehidupan organisasi.
7. Cara Bekerja
a. Administrasi Negara lebih lamban dibandingkan dengan Administrasi Niaga, kelambanan ini adalah akibat dari approach legalitas yang dipergunakan administrasi negara yang sifatnya lebih menonjol dari administrasi niaga.
b. Administrasi Niaga kegiatan-kegiatannya lebih sering didasarkan kepada approach programmatic dari pada legalitas sebagai akibat dari pada kompetisi ini, maka sifat inovasi merupakan cara terpenting untuk memenangkan persaingan, baik yang bersifat domestik (dalam negeri, regional, maupun Internasional).
v Pengertian Administrasi Negara
- Menurut Waldo : Administrasi Negara adalah manajemen dan organisasi daripada manusia-manusia dan peralatannya guna mencapai tujun pemerintah”.
- Menurut Felix A. Nigro : ” Administrasi Publik adalah suatu kerja sama yang meliputi tiga cabang kekuasaan pemerintahan: eksekutif, legislatif, dan yudikatif serta hubungan diantara mereka dalam mencapai tujuan”.
Kesimpulan : administrasi publik ialah proses kegiatan kerjasama Manajemen dan organisasi pemerintahan (eksekutif, legislatif, dan yudikatif) dalam mencapai tujuan negara.
Catatan Penulis :
Cita-Cita Bangsa Indonesia.
Cita-cita bangsa Indonesia yang juga sebagi Visi kemerdekaan bangsa tercantum pada pembukaan UUD 1945 alinea kedua yaitu : ”....................mengantarkan rakyat Indonesia ke depan pintu gerbang kemerdekaan Negara Indonesia, yang merdeka, bersatu, berdaulat, adil dan makmur.
Tujuan Bangsa Indonesia.
Tujuan bangsa Indonesia tercantum pada membukaan UUD 1945 disebutkan sebagai berikut :“Kemudian dari pada itu untuk membentuk suatu Pemerintah Negara Indonesia yang melindungi segenap bangsa Indonesia dan seluruh tumpah darah Indonesia dan untuk memajukan kesejahteraan umum, mencerdaskan kehidupan bangsa, dan ikut melaksanakan ketertiban dunia yang berdasarkan kemerdekaan, perdamaian abadi dan keadilan sosial,” Tujuan di dalam alinea ketiga ini adalah merupakan misi dan penjabaran visi yang dalam cita-cita bangsa Indonesia. Misi ini merupakan tugas yang harus diemban dan selalu diupayakan dalam pembangunan bangsa Indonesia. Penjabaran idiologi, cita-cita dan tujuan bangsa Indonesia yang tercatum dalam pembukaan UUD 1945 merupakan arah perjuangan seluruh bangsa Indonesia dalam melaksanakan pembangunan. Disamping itu juga, pembukaan UUD 1945 harus dijadikan pedoman dalam sistem penyelenggaraan negara sehingga tercapai tujuan pembangunan bangsa Indonesia.
Secara umum dapat dirumuskan orientasi dari tujuan administrasi adalah pelayanan kepada masyarakat atau pelayan publik.
B. Definisi Organisasi
Istilah organisasi berasal dari kata Organon dalam bahasa Yunani yang berarti adalah alat. organisasi merupakan alat untuk mencapai tujuan, karena organisasi itu mengejar tujuan dan sasaran yang dapat dicapai secara lebih efektif dan efisien dengan tindakan secara bersama-sama.
Sebagai alat administrasi dan managemen, organisasi dapat ditinjau dari dua sudut pandangan.
- Organisasi dapat dipandang sebagai “wadah” dimana kegiatan-kegiatan administrasi dan managemen dijalankan.
- organisasi dapat dipandang sebagai proses Interaksi antara orang-orang yang menjadi anggota organisasi itu.
Kesimpulan :
Organisasi merupakan alat dari administrasi dalam mencapai tujuan. Untuk mencapai tujuan tersebut, organisasi sebagai aspek statis harus digerakan dalam suatu proses yang dinamis. Proses dinamis ini pada dasarnya disebut sebagai manajemen.
Prinsif-Prinsif Organisasi
Organisasi yang baik memiliki ciri dan sifat sebagai berikut:
- Terdapat tujuan yang jelas.
- Tujuan organisasi harus dipahami oleh setiap orang di dalam organisasi.
- Tujuan organisasi harus diterima oleh setiap orang dalam organisasi.
- Adanya kesatuan arah (unity of direction).
- Adanya kesatuan perintah (unity of command).
- Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang.
- Adanya pembagian tugas (distribution of work).
- Struktur organisasi harus disusun sesederhana mungkin.
- Pola dasar organisasi harus relatif permanen.
- Adanya jaminan jabatan (security of tenure).
- Balas jasa yang diberikan kepada setiap orang harus Setimpal dengan jasa yang diberikan.
- Penempatan orang yang sesuai dengan keahliannya (The right man in the right place).
Bentuk-bentuk Organisasi
Ada empat bentuk organisasi, yaitu:
1. Organisasi Lini (Line Organization).
2. Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organization).
3. Organisasi Fungsional (Functional Organization),
4. Organisasi tipe Panitia (Committee Type of Organization).
Organisasi Lini
Bentuk ini memiliki sifat-sifat sebagai berikut:
1. Organisasinya kecil,
2. Jumlah karyawannya masih sedikit,
3. Pemi uk biasanya menjadi pimpinan tertinggi di dalam organisasi.
4. Hubungan krja antara pimpinan dan para bawahan pada umumnya masih bersifat langsung (face to face relationship),
5. Tingkat spesialisasi yang dibutuhkari masih sangat rendah,
6. Semua anggota organisasi masih kenal satu sama lain,
7. Tujuan yang hendak dicapai masih sederhana,
8. Alat-alat yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan dalam rangka pencapaian tujuan masih sederhana.
9. Struktur organisasi masih sederhana,
10. Produksj yang dihasillcari belum beranekaragam (diversified).
Organisasi Lini dan Staf.
Organisasi lini dan staf mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
1. Organisasinya besar dan kompleks.
2. Jumlah karyawannya banyak.
3. Hubungan kerja yang bersifat langsung (face-to-face) tidak mungkin lagi bagi seluruh anggota organisasi.
4. Terdapat dua kelompok besar manusia di dalam organisasi yaitu:
a. Sekelompok orang-orang yang melaksanakan tugas-tugas pokok organisasi dalam rangka pencapaian tujuan. Orang-orang inilah yang disebut “orang-orang lini” (Line Personnel).
b. Orang-orang yang sifat tugasnya menunjang tugas-tugas pokok, baik karena keahliannya, dus bersifat menasehati, maupun yang memberikan jasa-jasa kepada unit-unit operasional dalam bentuk auxilliary services, seperti kegiatan di bidang kepegawaian, keuangan, ketatausahaan umum, arsip dan ekspedisi, kendaraan, peralatan dan perlengkapan kantor, dan lain sebagainya. Orang-orang inilah yang bisa disebut orang-orang staf (staff personnel) yang melaksanakan fungsi-fungsi staf (staff functions).
5. Spesialisasi yang beranekaragam diperlukan dan dipergunakan secara maksimal.
Organisasi Fungsional (Functional Organization).
Organisasi fungsional adalah suatu organisasi yang di dalamnya tidak terlalu menekankan pada hirarki struktural, akan tetapi lebih banyak didasarkan kepada sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan.
Sesungguhnya bentuk ini tidak pernah mencapai tingkat popularitas yang tinggi, meskipun umum dipergunakan oleh organisasi-organisasi tertentu seperti toko serba ada, dan lain-lain.
Kebaikan-kebaikannya. Adapun kebaikan-kebaikan bentuk ini ialah:
1. Spesialisasi para karyawannya dipergunakan semaksimal-maksimalnya;
2. Solidanitas antara orang-orang yang menjalankan fungsi yang sama pada umumnya tinggi;
3. Moral serta disiplin orang-orang yang menjalankan fungsi yang sama pada umumnya tinggi;
4. Koordinasi antara orang-orang dalam satu fungsi mudah dijalankan.
Organisasi Tipe Panitia
Bentuk organisasi ini adalah bentuk di mana pimpinan dan para pelaksana dibentuk dalam kelompok-kelompok yang bersifat panitia. Artinya pada tingkat pimpinan, keseluruhan unsur pimpinan menjadi panitia dan para pelaksana dibagi-bagi dalam kelompok-kelompok yang bersifat task force.
Bentuk ini pun tidak pernah populer. Ia memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Tugas kepemimpinan dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok orang.
2. Semua anggota pimpinan mempunyaj hak, wewenang dan tanggungjawab yang sama.
3. Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas yang harus dilakukan, dalam bentuk task force.
Faktor Manusia dalam Organisasi
Secara filosofis, manusia merupakan unsur terpenting dalam satu organisasi. Terpenting, bukan saja karena manusia itu merupakan “mahkota” ciptaan Tuhan. Bukan pula hanya karena manusia itu mempunyai rasio, berbeda dengan makhluk hidup lainnya.
Manusia itu merupakan unsur terpenting karena unsur-unsur lainnya yang dimiliki oleh suatu organisasi seperti uang, materi, mesin-mesin, metode kerja, waktu, dan kekayaan lainnya hanya dapat memberi marifaat bagi organisasi jika man usia yang di dalam organisasi itu rnerupakan daya pembangunan dan bukan perusak bagi organisasi.
Ciri-ciri Organisasi Modern
Organisasi-organisasi modern pada umumnya mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
1. Bentuk dan strukturnya yang semakin kompleks ;
2. Semakin besarnya organisasi ditinjau dari segi jumlah tenaga yang dipekerjakan dan biaya yang dipergunakan ;
3. Semakin beraneka ragamnya alat-alat serta prasarana yang dipergunakan di dalamnya ;
4. Semakin cepatnya cara bekerja sebagai pengaruh langsung dari kemajuan-kemajuan yang diperoleh dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi yang mempengaruhi seluruh aspek organisasi seperti proses produksi, distribusi, pemasaran dan administrasi ;
5. Semakin terbatasnya sumber-sumber yang dapat digali dan digerakkan ;
6. Semakin perlunya penekanan kepada efisiensi ;
7. Semakin meningkatnya kesadaran bahwa pada analisa terakhir faktor manusialah yang akan paling menentukan berhasil tidaknya organisasi mencapai tujuannya atau tidak.
Fungsi Organisasi
Membuat kegiatan menjadi efektif dan efisien dengan adanya organisasi dalam masyarakat diharapkan agar mampu menyalurkan aspirasi dan inspirasi, serta kepentingan anggota masyarakat yang diwadahkan oleh organisasi masyarakat tersebut. Dan dengan adanya organisasi dapat memudahkan masyarakat untuk menyalurkan suara atau pendapatnya. dengan struktur organisasi dengan pembagian tugas yang jelas ke masing-masing pengurus organisasi maka keruwetan pekerjaan organisasi dalam mencapai tujuan pun dapat dihilangkan.
Peran Organisasi
Organisasi ini merupakan tempat untuk menyalurkan suara atau pendapat dan tempat untuk melakukan kegiatan bersama.
peran organisasi penting, karena organisasi didirikan untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan aktifitas, kerja sama, dan tentu saja orang yang melakukan aktifitas tersebut atau sumber daya manusia yang ketiga unsur ini terdapat dalam sebuah organisasi. Kesimpulanya, untuk mencapai tujuan tertentu membutuhkan organisasi didalamnya agar bisa tercapai tujuan tersebut.
C. Pengertian Manajemen
Manajemen adalah : “ Kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain "
Sehingga:
Dengan menggunakan managemen, maka tidak dilaksanakannya tugas-tugas organisasi oleh sendiri tetapi mengatur tindakan-tindakan pelaksanaan oleh sekolompok orang yang disebut "bawahan". Oleh karena itu antara Administrasi dan managemen tidak dapat dipisah-pisahkan.
Untuk mencapai suatu tujuan organisasi tersebut, maka kita memerlukan sarana atau alat manajemen (tool of management) adalah sebagai berikut:
1. Man (manusia), untuk melakukan berbagai aktifitas manajemen kita perlukan manusia, karena tanpa adanya manusia, manajer tidak akan mungkin mencapai tujuannya.
2. Money (uang), uang sebagai sarana manajemen harus digunakan sedemikian rupa asgar tujuan yang diinginkan dicapai bila dinilai dengan uang lebih besar dari uang yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.
3. Materials (bahan-bahan), yaitu berbagai fasilitas atau sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk mendukung pencapaian tujuan.
4. Methode (cara), untuk melakukan kegiatan-kegiatan secara berdaya guna dan berhasil guna, manusia dihadapkan kepada berbagai alternatifc cara dalam melakukan pekerjaan.
5. Markets (pasar), Tanpa adanya pasar bagi hasil produksi, jelas tujuan perusahaan industri tidak mungkin akan tercapai.
Fungsi-fungsi Manajemen
a. Planning (Perencanaan),
b. Organizing (Pengorganisasian),
c. Actuating ("Penggerakan"), dan
d. Controlling (Pengawasan).
e. Pelaporan
f. evaluasi ( penilaian )
Administrasi Atau Manajemen Perkantoran ( Tata Usaha )
Pengertian kantor atau Sekretariat :
v Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi (dalam arti statis);
v Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi.(dalam arti dinamis)
v Sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif atau tepatnya kegiatan-kegiatan yang bersifat managerial dan fasiliatif (dalam arti fungsional)
Pengertian Manajemen Perkantoran :
Rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, dan pengawasan, serta pengendalian pekerjaan perkantoran.
Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan kantor intinya pelayanan yang merupakan rangkaian aktivitas yaitu:
1. Menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana, sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.
2. Mencatat, yaitu kegiatan berhubungan dengan berbagai alat tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim da disimpan dengan alat rekam suara atau film di era modern.
3. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan me-ngerjakan keterangan-keterangan dg maksud agar mudah digunakan.
4. Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dg pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yg diperlukan.
5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dg berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain.
6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dg berbagai cara dan alat di tempat tertentu yg aman.
Pelaksanaan Perkantoran
Pelaksanaan perkantoran modern berhubungan dengan Data dan informasi
1. Data
Data ini kata jamak (plural) dan kata tunggalnya (singular) adalah datum. Ini berasal dari bahasa Latin yang artinya “fakta, kenyataan, kejadian, atau peristiwa” jadi data adalah suatu kebenaran. Data atau fakta adalah kenyataan dari suatu kejadian atau peristiwa. Dalam perkembang-annya datamempunyai arti fakta yang sudah direkam atau dicatat
2. Jenis / macam data
• Skopenya (sumbernya) tempat
• Data internal
• Data eksternal
• Prosesnya
• Data primer
• Data sekunder
• Jumlahnya
• Tunggal / datum
• Jamak / data
• Kelompok / rumpun
• Catatan kegiatan
• Hasil penelitian
• Data lingkungan
• Data peraturan
• Perubahannya
• Statis à alamat / nama
• Dinamis à jumlah penduduk
3. Informasi
• Data yang sudah diproses menjadi bentuk yang berguna bagi pemakai dan mempunyai nilai pikir yang nyata bagi pembuatan keputusan pada saat sedang berjalan atau untuk prospek masa depan (Gordon B. Davis).
Teknik-teknik Korespondensi
v Korespondensi
Teknik membuat surat dan bekomunikasi dengan surat.
v Surat
Salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang, organisasi, instansi / kepada pihak lain / orang, organisasi, instansi)
Surat dinas resmi :
Salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan kantor sebagai satu pihak kepada pihak yang lain
v Tujuan Surat
Mengharapkan reaksi yang timbul dari pembaca tepat seperti yang diharapkan.
v Fungsi Surat
Umum à alat komunikasi tertulis
Khusus à sebagai :
• Duta atau wakil penulis
• Alat pengingat, karena dapat diarsipkan
• Bukti tertulis, terutama surat perjanjian
• Alat bukti sejarah, seperti perkembangan suatu instansi (yuridis dan administratif)
• Pedoman kerja, seperti Skep, Surat Edaran, Surat Instruksi.
v Syarat dasar Surat
• Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan
• Penguasaan bahasa (bahasa tulisan)
• Penguasaan pikiran dan perasan si penerima;
• Pengetahuan mengenai posissi dalam hubungan kerja antara penulis dan pembaca;
• Pengetahuan tentang teknik korespon-densi
v Langkah teknis menulis surat
• Penegasan tujuan pokok penulisan surat
• Pengumpulan data / informasi
• Perkiraan tentang pembaca
• Penyusunan draft atau konsep
• Penyelesaian
v Bagian-bagian surat
• Kepala surat
• Tanggal surat
• Nomor surat
• Sifat surat
• Lampiran
• Hal atau perihal
• Alamat dalam
• Kalimat pembuka
• Isi surat
• Kalimat penutup
• Nama jabatan
• Nama dan NIP penandatangan surat
• Tembusan
• Initial
v Bentuk / style surat
Bentuk atau style surat ini ditentukan oleh keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (MENPAN) No. 71 tahun 1993 tentang Pedoman Tata Peraturan Dinas :
- Format balok / lurus penuh (full block style)
- Format balok yang dirubah (modified block style)
- Format setengah balok (semi block style)
- Format sederhana (simplified)
- Format inden atau bentuk lekuk (indented style)
- Format paragraf menggantung (hanging paragraf)
Teknik Mengarsif Surat
Arsip mempunyai fungsi sangat penting bagi kelancaran kegiatan, terutama untuk perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan dan pengendalian serta pengawasan
Arsip
Ø Adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga pemerintah, swasta maupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari. (UU No. 7 tahun 1971 pasal 1)
Ø Adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dlm berbagai bentuk dan media sesuai dg perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yg dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dlm pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (ayat 2 UU No. 43 Tahun 2009)
Tujuan menyimpan arsip
Ø Sebagai referensi
Ø Memberikan data /informasi
Ø Memberi keterangan vital seperti bukti sesuai dengan hukum
Tujuan penyelenggaraan Kearsipan (Ps 3 UU No. 43/2009
Ø Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yg dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, orga-nisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan serta ANRI sebagai penyeleng-gara kearsipan nasional;
Ø Menjamin ketersediaan arsip yg autentik dan terercaya sebagai alat bukti yg syah;
Ø Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yg andal dan pemanfaatan arsip sesuai dg ketentuan peraturan perundang-undangan.
Ø Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yg autentik dan terpercaya;
Ø Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sbg suatu sistem yg komprehensif dan terpadu;
Ø Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sbg bukti pertanggungjawaban dlm kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
Ø Menjamin keselamatan aset nasional dlm bidang ekonomi,sospol, budaya pertahanan serta keamanan sbg identitas dan jati diri bangsa;
Ø Meningkatkan kualitas pelayanan publik dlm pengelolaan dan pemanfaatan arsip yg autentik dan terpercaya.
Sasaran Kearsipan
Ø Memberikan pelayanan penyimpanan arsip
Ø Menyediakan informasi yang tepat, lengkap, akurat, relevan, tepat waktu, dan effisien
Siklus Arsip
1) Tahap penciptaan
• Arsip internal – dapat dikontrol dan dikendalikan
• Arsip eksternal – ini diciptakan pihak luar seperti surat masuk, laporan dari pihak luar.
Tahap pemanfaatan arsip (Filling)
• Arsip dinamis, yang masih digunakan oleh administrasi sehari-hari
- dinamis aktif à sangat tinggi
- dinamis in aktif à jarang digunakan
• Arsip statis, yang sudah tidak digunakan dalam administrasi sehari-hari
2) Tahap penyimpanan dan penemuan kembali (to file and to find)
3) Tahap pemindahan Dari status aktif menjadi in aktif, tetapi masih dalam ruang lingkup kantor
4) Tahap pemusnahan
Dari yang sederhana sampai dengan cara yang kompleks dengan menggunakan mesin yang canggih dan mahal.
Teknik Pelaporan
Pengertian :
Laporan secara etimologis berasal dari bahasa Inggris “Report” dan bahasa Latin “portare” yang berarti “membawa, mengangkat, menyampaikan”
Secara umum, laporan sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis dan lisan, sedangkan secara khusus, dalam kontek administrasi adalah pertanggung jawaban pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi
Secara mendasar, laporan-laporan adalah :
1) Memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi.
2) Mengandung kebenaran yang memiliki bentuk sistematis, penalaran yang jelas, bahasa yang baku dan benar serta kritis.
3) Alat komunikasi yang mengandung beberapa simpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan yang diselidiki.
4) Dengan suatu penyelidikan, pendengaran, pengamatan dari suatu keadaan atau evaluasi yang relevan.
5) Berisi informasi yang dapat dikomunikasikan untuk tujuan tertentu.
Peranan Laporan
1) Peranan laporan dalam organisasi
Ø Alat komunikasi secara vertikal
Ø Alat managerial dalam melaksanakan tugas / fungsi perencanaan pengkoordinasian, pengambilan keputusan, pengawasan dan pengendalian
2) Peranan laporan dalam administrative communication
Ø Pertanggungjawaban dan pengawasan / pengendalian
Ø Penyampaian informasi
Ø Bahan pengambilan keputusan
Ø Alat pembina kerjasama
Ø Alat pengembangan wawasan
Syarat Laporan
Laporan yang baik dan bermutu harus memenuhi syarat sebagai berikut :
1) benar dan obyektif
a. Didukung data lengkap dan akurat
b. Analisis yang objektif
c. Jelas mengacu pada tujuan dan mudah dimengerti
2) Harus jelas dan cermat
a. Sederhana tidak berbelit-belit
b. Mencakup kegiatan tahun anggaran
c. Harus selektif dalam menggunakan istilah
d. Tata bahasa baku dan benar
e. Menggunakan kalimat langsung bukan ungkapan
3) Harus langsung mengenai sasaran
4) Harus lengkap
5) Harus tegas dan konsisten
6) Harus diusahakan secepat-cepatnya
7) Harus tepat waktu
Macam Laporan
Menurut C.L. Little Field (1985) laporan ada dua jenis, yaitu :
1) Laporan penelitian atau akademik
2) Laporan administratif atau tatalaksana, atau managerial, yang meliputi
2.1 Menurut tujuannya
2.1.1 Laporan perencanaan (planning report)
2.1.2 Laporan pengendalian (control report)
2.1.3 dst.
2.2 Menurut waktu
2.2.1 Laporan berkala (periodical report)
2.2.2 Laporan khusus (special report)
2.3 Menurut gaya penulisan
2.3.1 Laporan resmi (formal report)
2.3.2 Laporan tak resmi (informal report)
Bentuk-bentuk laporan tertulis
a. Memo / nota
b. Surat (lebih panjang dari memo)
c. Memograf (lebih luas dari surat)
d. Buku
e. Matrik berdasarkan format yang tersedia
D. Kepemimpinan
Aktifitas manusia secara bersama-sama selalu membutuhkan kepemimpinan. Jadi keberadaan seorang pemimpin harus ada demi mencapai suatu kesuksesan. Kepemimpinan merupakan bagian penting dari manajemen yaitu merencanakan dan mengorganisasi, tetapi peran utama kepemimpinan adalah mempengaruhi orang lain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
a. Sebab-sebab munculnya Pemimpin
Ada tiga teori yang menonjol dalam menjelaskan kemunculan pemimpin ialah : 1 teori genetis, 2 teori social, 3 teori ekologis.
1. Teori Genetis menyatakan sebagai berikut :
· Pemimpin itu tidak dibuat, akan tetapi lahir jadi pemimpin oleh bakat-bakat alami yang luar biasa sejak lahirnya.
· Dia ditakdirkan lahir menjadi pemimpin dalam situasi dan kondisi yang bagaimanapun juga, yang khusus.
2. Teori Sosial menyatakan sebagai berikut :
· Pemimpin itu harus disiapkan, di didik, dan di bentuk tidak terlahirkan begitu saja.
· Setiap orang bisa menjadi pemimpin, melalui usaha penyiapan dan pendidikan serta didorong oleh kemauan sendiri.
3. Teori Ekologis muncul sebagai reaksi dari kedua teori diatas, menyatakan sebagai berikut : Seorang akan sukses menjadi pimpinan, bila sejak lahirnyadia telah mamiliki bakat-bakat kepemimpinan, dan bakat-bakat ini sempat dikembangkan melalui pengalaman dan usaha pendidikan; juga sesuai dengan tuntutan lingkungannya.
Pengertian :
Pemimpin adalah seseorang Pribadi yang memiliki keterampilan, kecakapan, kemampuan, keunggulan sehingga ia mampu mempengaruhi orang lain untuk bersama-sama melakukan aktifitas, demi pencapaian suatu tujuan bersama.
Pengertian :
kepemimpinan adalah merupakan suatu kemampuan dan kesiapan seseorang untuk mempengaruhi, membimbing dan mengarahkan atau mengelola orang lain agar mereka mau berbuat sesuatu demi tercapainya tujuan bersama. Dalam pengertian ini seseorang yang ingin diakui sebagai pemimpian harus memiliki kelebihan dalam beberapa fungsi diatas, yakni: mempengaruhi, membimbing sampai pada mengelola orang lain.
Kepemimpinan dapat muncul kapan dan dimanapun apabila ada unsur-unsur sebagai berikut :
1. Ada orang–orang yang memimpin, mempengaruhi dan memberikan bimbingan.
2. Ada orang-orang yang dipengaruhi.
3. Ada kegiatan tertentu dalam menggerakkam bawahan.
4. Adanya tujuan.
kesuksesan pemimpin dalam aktivitasnya dipengaruhi oleh factor-faktor yang dapat menunjang untuk berhasilnya suatu kepemimpinan, oleh sebab itu suatu tujuan akan tercapai apabila terjadinya keharmonisan dalam hubungan atau interaksi yang baik antara atasan dengan bawahan, di samping dipengaruhi oleh latar belakang yang dimiliki pemimpin, seperti motivasi diri untuk berprestasi, kedewasaan dan keleluasaan dalam hubungan social dengan sikap-sikap hubungan manusiawi.
Selanjutnya peranan seorang pemimpin sebagaimana dikemukakan oleh M. Ngalim Purwanto, sebagai berikut :
1. Sebagai pelaksana (executive)
2. Sebagai perencana (planner)
3. Sebagai seorangahli (expert)
4. Sebagai mewakili kelompok dalam tindakannya ke luar (external group representative)
5. Sebagai mengawasi hubungan antar anggota-anggota kelompok (controller of internal relationship)
6. Bertindak sebagai pemberi gambaran/pujian atau hukuman (purveyor of rewards and punishments)
7. Bentindak sebagai wasit dan penengah (arbitrator and mediator)
8. Merupakan bagian dari kelompok (exemplar)
9. Merupakan lambing dari pada kelompok (symbol of the group)
10. Pemegang tanggung jawab para anggota kelompoknya (surrogate for individual responsibility)
11. Sebagai pencipta/memiliki cita-cita (ideologist)
12. Bertindak sebagai seorang aya (father figure)
13. Sebagai kambing hitam (scape goat).
Tipe Kepemimpinan
Dalam suatu organisasi ada beberapa tipe-tipe pemimpin yang dimiliki seseorang yang dapat mempengaruhinya dalam menjalankan organisasi, antara lain sebagai berikut :
1. Tipe Otokratik
Seorang pemimpin yang memiliki tipe kepemimpinan otokratik dipandang sebagai karakteristik yang negatif. Hal ini dilihat dari sifatnya dalam menjalankan kepemimpinannya sangat egois dan otoriter, sehingga kesan yang dimunculkan dalam karakter tipe kepemimpinan ini selalu menonjolkan “keakuannya”.
2. Tipe Paternalistik
Tipe pemimpin paternalistik ini bersifat kebapaan yang mengembangkan sikap kebersamaan. Salah satu ciri utamanya sebagaimana yang digambarkan masyarakat tradisional yaitu rasa hormat yang tinggi yang ditujukan oleh para anggota masyarakat kepada orang tua atau seseorang yang dituakan. Pemimpin seperti ini menunjukkan ketauladan dan menjadi panutan di masyarakat. Biasanya tipe seperti ini dimiliki oleh tokoh-tokoh adat, para ulama dan guru.
3. Tipe Kharismatik
Karakteristik yang khas dari tipe ini yaitu daya tariknya yang sangat memikat sehingga mampu memperoleh pengikut yang jumlahnya kadang-kadang sangat besar. Tegasnya seorang pemimpin yang kharismatik adalah seseorang yang dikagumi oleh banyak pengikut meskipun para pengikut tersebut tidak selalu dapat menjelaskan secara konkret mengapa orang tersebut dikagumi.
4. Tipe Laissez Faire
Pemimpin ini berpandangan bahwa umumnya organisasi akan berjalan lancar dengan sendirinya karena para anggota organisasi terdiri dari orang-orang yang sudah dewasa yang mengetahui apa yang menjadi tujuan organisasi, sasaran-sasaran apa yang ingin dicapai, tugas apa yang harus ditunaikan oleh masing-masing anggota dan pemimpin tidak terlalu sering intervensi.
5. Tipe Demokratik
Pemimpin yang demokratik biasanya memperlakukan manusia dengan cara yang manusiawi dan menjunjung harkat dan martabat manusia. Seorang pemimpin demokratik disegani bukannya ditakuti.
Dari kelima tipe kepemimpinan diatas, masing-masing tipe memiliki kelebihan dan kelemahannya. Untuk penempatan tipe tersebut tergantung pada organisasi yang akan di pimpin. Misalnya untuk organisasi kemiliteran diperlukan tipe kepemimpinan yang otoriter, sebab pada organisasi tersebut dibutuhkan kesatuan komando dalam pengambilan keputusan. Sehingga senang atau tidak senang, semua anggota organisasi didalamnya harus melaksanakan perintah dari atasan. Jadi, dalam menentukan tipe kepemimpinan yang akan diterapkan oleh seorang pemimpin harus disesuaikan dengan jenis organisasi yang akan dipimpin
Sebagai seorang pemimpin yang mengingikan kemajuan bagi anggota dan organisasi yang dipimpinnya, hendaknya seorang pemimpin harus memiliki :
1. Pengetahuan umum yang luas, semakin tinggi kedudukan seseorang dalam hirarki kepemimpinan organisasi, ia semakin dituntut untuk mampu berpikir dan bertindak secara generalis.
2. Kemampuan untuk tumbuh dan berkembang dalam memajukan organisasi.
Sikap yang intuitif atau rasa ingin tahu, merupakan suatu sikap yang mencerminkan dua hal: pertama, tidak merasa puas dengan tingkat pengetahuan yang dimiliki; kedua, kemauan dan keinginan untuk mencari dan menemukan hal-hal baru.
3. Kemampuan Analitik, efektifitas kepemimpinan seseorang tidak lagi pada kemampuannya melaksanakan kegiatan yang bersifat teknis operasional, melainkan pada kemampuannya untuk berpikir. Cara dan kemampuan berpikir yang diperlukan adalah yang integralistik, strategik dan berorientasi pada pemecahan masalah.
4. Daya ingat yang kuat, pemimpin harus mempunyai kemampuan inteletual yang berada di atas kemampuan rata-rata orang-orang yang dipimpinnya, salah satu bentuk kemampuan intelektual adalah daya ingat yang kuat.
5. Kapasitas integratif, pemimpin harus menjadi seorang integrator dan memiliki pandangan holistik mengenai orgainasi.
6. Ketrampilan berkomunikasi secara efektif, fungsi komunikasi dalam organisasi antara lain : fungsi motivasi, fungsi ekspresi emosi, fungsi penyampaian informasi dan fungsi pengawasan.
7. Keterampilan Mendidik, memiliki kemampuan menggunakan kesempatan untuk meningkatkan kemampuan bawahan, mengubah sikap dan perilakunya dan meningkatkan dedikasinya kepada organisasi.
8. Rasionalitas, semakin tinggi kedudukan manajerial seseorang semakin besar pula tuntutan kepadanya untuk membuktikan kemampuannya untuk berpikir. Hasil pemikiran itu akan terasa dampaknya tidak hanya dalam organisasi, akan tetapi juga dalam hubungan organisasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan di luar organisasi tersebut.
9. Objektivitas, pemimpin diharapkan dan bahkan dituntut berperan sebagai bapak dan penasehat bagi para bawahannya. Salah satu kunci keberhasilan seorang pemimpin dalam mengemudikan organisasi terletak pada kemampuannya bertindak secara objektif.
10. Pragmatisme, dalam kehidupan organisasional, sikap yang pragmatis biasanya terwujud dalam bentuk sebagai berikut : pertama, kemampuan menentukan tujuan dan sasaran yang berada dalam jangkauan kemampuan untuk mencapainya yang berarti menetapkan tujuan dan sasaran yang realistik tanpa melupakan idealisme. Kedua, menerima kenyataan apabila dalam perjalanan hidup tidak selalu meraih hasil yang diharapkan.
11. Kemampuan Menentukan Prioritas, dengan membedakan hal yang Urgen dan yang Penting
Naluri yang Tepat, kemampuannya untuk memilih waktu yang tepat untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu.
12. Rasa Kohesi yang tinggi, :senasib sepenanggungan”, ketertarikan satu sama lain. Rasa Relevansi yang tinggi, pemimpin tersebut mampu berpikir dan bertindak sehingga hal-hal yang dikerjakannya mempunyai relevansi tinggi dan langsung dengan usaha pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi.
13. Keteladanan, seseorang yang dinilai pantas dijadikan sebagai panutan dan teladan dalam sikap, tindak-tanduk dan perilaku.
14. Menjadi Pendengar yang Baik, tidak terlalu cepat memberikan tanggapan terhadap pendapat orang lain.
15. Adaptabilitas, kepemimpinan selalu bersifat situasional, kondisional, temporal dan spatial.
16. Fleksibilitas, mampu melakukan perubahan dalam cara berpikir, cara bertindak, sikap dan perilaku agar sesuai dengan tuntutan situasi dan kondisi tertentu yang dihadapi tanpa mengorbankan prinsip-prinsip hidup yang dianut oleh seseorang.
17. Ketegasan, keberanian, orientasi masa depan serta sikap yang antisipatif dan proaktif.
Tiga Tingkatan Kelompok Pemimpin
Low Manejemen pertama (first-line management),Dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).
Manajemen tingkat menengah (middle management), Mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.
Manajemen puncak (top management), Dikenal pula dengan istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).
E. Kebijakan Publik
v kebijakan adalah suatu upaya atau tindakan untuk mempengaruhi sistem pencapaian tujuan yang diinginkan, upaya dan tindakan dimaksud bersifat strategis yaitu berjangka panjang dan menyeluruh.
v kebijakan berasal dari terjemahan kata policy, yang mempunyai arti sebagai pilihan terbaik dalam batas-batas kompetensi actor dan lembaga yang bersangkutan dan secara formal mengikat.
v adalah suatu pedoman yang menyeluruh, baik tulisan maupun lisan yang memberikan suatu batas umum dan arah sasaran tindakan yang akan dilakukan pemimpin (Terry, 1964:278).
v Kebijakan publik adalah suatu keputusan berdasarkan hubungan kegiatan yang dilakukan oleh aktor politik guna menentukan tujuan dan mendapat hasil berdasarkan pertimbangan situasi tertentu.
v adalah sarana untuk mencapai tujuan atau sebagai program yang diproyeksikan berkenaan dengan tujuan, nilai, dan praktik.
Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan merupakan suatu proses pemilihan alternatif terbaik dari beberapa alternatif secara sistematis untuk ditindaklanjuti (digunakan) sebagai suatu cara pemecahan masalah. Pengambilan keputusan sebagai suatu kelanjutan dari cara pemecahan masalah memiliki fungsi antara lain sebagai pangkal permulaan dari semua aktivitas manusia yang sadar dan terarah, baik secara individual maupun secar kelompok, baik secara institusionalnya maupun secara organisasional. Dasar pengambilan keputusan itu bermacam- macam tergantung dari permasalahannya.
Secara garis besarnya proses pengambilan keputusan terdiri atas tiga tahap yaitu penemuan masalah, pemecahan masalah, pengambilan keputusan. Dalam menghadapi masalah, hendaknya merici terlebih dahulu permasalahannya dengan cermat. Dari masalah yang dirinci kemudian disusun manalah yang bulat dan menyeluruh. Dunn memberikan memberikan pendapat bahwa penyusunan masalah secara bulat melalui tiga tahap. Pertama, mengadakan konseptualisasi permasalahannya. Kedua, mengadakan spesifikasi permasalahan dan ketiga berusaha memehami permasalahan secara keseluruhan.
Fungsi dan Tujuan Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan sebagai suatu kelanjutan dari cara pemecahan masalah memiliki fungsi antara lain sebagai pangkal permulaan dari semua aktivitas manusia yang sadar dan terarah, baik secara individual maupun secar kelompok, baik secara institusionalnya maupun secara organisasional. Selain itu pengambilan keputusan juga merupakan sesuatu yang bersifat futuristik, artinya bersangkut paut dengan hari depan, masa yang akan datang, di mana efeknya atau pengaruhnya berlangsung cukup lama.
Kegiatan- kegiatan yang dilakukan dalam organisasi itu dimaksudkan untuk mencapai tujuan organisasinya. Yang diinginkan semua kegiatan itu dapat berjalan lancar dan tujuan dapat tercapai dengan mudah dan efisien. Namun kerap kali terjadi hambatan- hambatan dalam melaksanakan kegiatan. Ini merupakan masalah yang harus diselesaikan oleh pimpinan organisasi. Pengambilan keputusan dimaksudkan untuk memecahkan masalah tersebut. Kerap kali pengambilan keputusan itu hanya merupakan satu segi saja, misalnya hanya menyangkut segi keungan saja dan kalau dipecahkan tidak menimbulkan efek sampingan atau akibat lain. Tetapi ada kemungkinan dapat saja terjadi masalah yang pemecahannya menghendaki dua hal kontradiksi terpecahkan sekaligus (Syamsi, 2000: 5).
Oleh karena itu tujuan pengambilan keputusan itu dibedakan menjadi dua, yaitu sebagai berikut:
Tujuan yang bersifat tunggal Tujuan pengambilan keputusan yang bersifat tunggal terjadi apabila keputusan yang dihasilkan hanya menyangkut satu masalah, artinya bahwa sekali diputuskan, tidak akan ada kaitannya dengan masalah lain.
Tujuan yang bersifat ganda Tujuan pengambilan keputusan yang bersifat ganda terjadi apabila keputusan yang dihasilkan itu menyangkut lebih dari satu masalah, artinya bahwa satu keputusan yang diambil itu sekaligus memecahkan dua masalah (atau lebih), yang bersifat kontradiktif atau yang tidak bersifat kontradiktif.
Proses Pengambilan Keputusan
Proses pengambilan keputusan merupakan tahap- tahap yang harus dilalui atau digunakan untuk membuat keputusan. Tahap- tahap ini merupakan kerangka dasar, sehingga setiap tahap dapat dikembangkan lagi menjadi beberapa sub tahap (disebut langkah) yang lebih khusus/ spesifik dan lebih operasional (Hasan, 2002: 22).
Secara garis besarnya proses pengambilan keputusan terdiri atas tiga tahap yaitu sebagai berikut.
Penemuan masalah Tahap ini merupakan tahap di mana masalah harus didefinisikan dengan jelas sehingga perbadaan antara masalah satu dan bukan masalah (misalnya isu) menjadi jelas.
Pemecahan masalah Tahap ini merupakan tahap di mana masalah yang sudah ada atau sudah jelas itu kemudian diselesaikan. Langkah- langkah yang diambil adalah sebagai berikut.
- Identifikasi alternatif- alternatif keputusan untuk memecahkan masalah.
- Perhitungan mengenai faktor- faktor yang tidak dapat diketahui sebelumnya atau diluar jangkauan manusia, identifikasi peristiwa- peristiwa di masa datang (state of nature).
- Pembuatan alat (sarana) untuk mengevaluasi atau mengukur hasil, biasanya berbentuk tabel hasil (pay of table).
- Pemilihan dan penggunaan model pengambilan keputusan.
- Pengambilan keputusan
Keputusan yang diambil adalah berdasarkan pada keadaan lingkungan atau kondisi yang ada, seperti kondisi pasti, kondisi beresiko, kondisi tidak pasti dan kondisi konflik.Banyak para ahli yang berpendapat mengenai proses pengambilan suatu keputusan, namun pada intinya proses pengambilan keputusan dapat disimpulkan sebagai berikut.
Mengidentifikasi masalah Suatu organisasi apabila menghadapi permasalahan lebih dulu harus dibuat jelas apakah itu memang masalah (problem)atau sekedar isu (issue) belaka. Yang dimaksud dengan masalah disini adalah persoalan yang harus dipecahkan sedangkan isu adalah persoalan yang perlu dibicarakan (tidak harus dipecahkan)
Menganalisis masalah Untuk mengetahui penyebab timbulnya masalah, lebih dahulu harus diperoleh data dan informasinya. Dengan kata lain, lebih dulu harus didapat datanya. Data tersebut kemudian diolah menjadi informasi tentang penyebab timbulnya masalah. Disini fungsi unit pengolah data sangat penting sebab kemungkinan juga akan ada informasi yang masuk yang tidak dapat dipertanggungjawabkan.
Membuat beberapa alternatif pemecahan masalah Untuk dapat membuat alternatif-alternatif pemecahan masalah, maka lebih dahulu harus diketahui penyebab timbulnya masalah. Selanjutnya dibuatlah beberapa alternative pemecahannya. Dalam pembuatan beberapa alternative, maka masing-masing alternatif harus ditunjukkan kekurangan dan kelebihannya.
Penilaian dan pemilihan alternatif Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, kemudian dilakukan evaluasi terhadap masing-masing alternatif yang telah dikembangkan dan dipilih sebuah alternatif yang terbaik. Alternatif-alternatif tindakan dipertimbangkan berkaitan dengan tujuan yang ditentukan, apakah dapat memenuhi keharusan atau keinginan. Alternatif yang terbaik adalah dalam hubungannya dengan sasaran atau tujuan yang hendak dicapai. Bidang ilmu statistik dan riset operasi merupakan model yang baik untuk menilai berbagai alternatif yang telah dikembangkan.
Melaksanakan keputusan Jika salah satu dari alternatif yang terbaik telah dipilih, maka keputusan tersebut kemudian harus diterapkan. Sekalipun langkah ini sudah jelas, akan tetapi sering kali keputusan yang baik sekalipun mengalami kegagalan karena tidak diterapkan dengan benar. Keberhasilan penerapan keputusan yang diambil oleh pimpinan bukan semata-mata tanggung jawab dari pimpinan akan tetapi komitmen dari bawahan untuk melaksanakannya juga memegang peranan yang penting.
Dalam mengevaluasi dan memilih alternatif suatu keputusan seharusnya juga mempertimbangkan kemungkinan penerapan dari keputusan tersebut. Betapapun baiknya suatu keputusan apabila keputusan tersebut sulit diterapkan maka keputusan itu tidak ada artinya. Pengambil keputusan membuat keputusan berkaitan dengan tujuan yang ideal dan hanya sedikit mempertimbangkan penerapan operasionalnya.
Evaluasi dan Pengendalian Setelah keputusan diterapkan, pengambil keputusan tidak dapat begitu saja menganggap bahwa hasil yang diinginkan akan tercapai. Mekanisme sistem pengendalian dan evaluasi perlu dilakukan agar apa yang diharapkan dari keputusan tersebut dapat terealisir. Penilaian didasarkan atas sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan yang bersifat khusus dan mudah diukur dapat mempercepat pimpinan untuk menilai keberhasilan keputusan tersebut. Jika keputusan tersebut kurang berhasil, di mana permasalahan masih ada, maka pengambil keputusan perlu untuk mengambil keputusan kembali atau melakukan tindakan koreksi. Masing-masing tahap dari proses pengambilan keputusan perlu dipertimbangkan dengan hati-hati, termasuk dalam penetapan sasaran tujuan Setiap keputusan yang diambil itu merupakan perwujudan kebijakan yang telah digariskan. Oleh karena itu analisis proses pengambilan keputusan pada hakikatnya sama saja dengan proses kebijakan.
Diakui oleh banyak pihak, bahwa pengambilan keputusan yang benar- benar tepat itu memeng sulit. Namun sekedar pedoman umum cara pengambilan keputusan
Diolah dari berbagai sumber
